Speuren in de online omgeving van uw werknemer, mag dat?

fraude of verzuim

Weet u als werkgever of verantwoordelijk manager wat uw werknemers de hele dag achter het bedrijfsscherm doen? Ik denk dat het antwoord NEE is. Steeds meer bedrijven en organisaties overwegen daarom om het digitale gedrag op de werkvloer te gaan monitoren, maar mag dat wel?

Het klinkt wellicht vreemd, maar tijdens arbeidsuren heeft uw werknemer volgens de Nederlandse wetgeving recht op privacy.

Computers, internet, digitale gegevensdragers en mobiele telefoons worden beschikbaar gesteld aan werknemers, omdat het belangrijk en vaak noodzakelijk is voor het dagelijks werk. Deze middelen zijn eigendom van de werkgever en daarom mag de werkgever regels stellen aan het gebruik van deze middelen. Én mag de werkgever controleren of medewerkers zich aan deze regels houden.

Maar op het gebied van internet- en computergebruik wordt het wat lastiger. Uw werknemer heeft recht op privacy, zelfs bij privégebruik van computer of internet op de werkplek. U als werkgever mag grenzen stellen, maar die grenzen mogen niet neerkomen op een totaalverbod van privégebruik of een bevoegdheid om persoonsgericht te gaan monitoren d.m.v. een protocol.

De wereld om ons heen wordt met de dag digitaler. Veel werknemers zijn de hele dag in de weer met computer en telefoon. Het is daardoor als werkgever niet altijd makkelijk om zicht te houden op de werkzaamheden van een werknemer.

Wat mag je wel en niet als je vermoedt dat jouw werknemer zich niet aan de afspraken houdt? Mag je zijn/haar computer doorzoeken?

In de rechtspraak is aangenomen dat het toegestaan is om de computer van een werknemer te doorzoeken indien er een concreet vermoeden bestaat dat de werknemer de afspraken uit zijn arbeidsovereenkomst schendt.

Maar wat is een concreet vermoeden?

Daarin is de rechtspraak niet duidelijk, het verschilt van geval tot geval. Zo heeft de Rechtbank Amsterdam in het verleden geoordeeld dat het niet altijd nodig is om een concreet vermoeden te hebben voordat de computer doorzocht mag worden. In die zaak werd de werknemer gevraagd zijn laptop achter te laten voor een update, waarna de werkgever de privé e-mailaccounts van de werknemer doorzocht. De combinatie van omstandigheden (de werkgever kon niet anders, mede door sociale omstandigheden) gaven de werkgever voldoende rechtvaardiging om dat te doen. Deze uitspraak stond echter haaks op een eerdere uitspraak van de Rechtbank Amsterdam, waarbij een werkgever tot betaling van een schadevergoeding werd veroordeeld, omdat het doorzoeken van de privé e-mailberichten onrechtmatig werd geacht. Voorzichtigheid is dus geboden.